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SOLUTION

解決方案

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智能會議簽到系統
會議預約管理

會議預約系統介紹

隨著社會的發展,會議預約管理系統在近年來呈現高速發展,但是各種等級層次不齊?,F代辦公會議室是組織的公共資源,會議室及其附屬的設備構成召開會議的基礎環境。廣州朗歌公司以提高會議效率為焦點,以會議全過程管理為理念,開發了會議預定管理系統產品。會議室預約管理系統的目標是為會議的準備提供便捷的服務,實時動態的將會議室預定信息,傳遞到每個會議室門口、大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上,實現會議信息發布引導功能為會議的召開提供順暢環境。


首先會議預約系統是由人和計算機等組成的能進行信息的收集、傳送、儲存、維護和使用的會議管理系統。當你預約后即可確定會議時間段,解決會議時間沖突問題,減少工作中,會議室管理混亂,使用不均衡、設備不到位等情況,最大限度的提高會議使用率,同時,通過系統規范會議流程,提高會議管理效率。會議管理系統也支持預約、審核機制,便于管理人員管理會議室。


系統功能:

1.會議室信息

說明:展示所有的會議室的信息,可以按區域,樓棟,樓層分類查詢,也可以輸入會議室名稱等查詢,如超出頁面,則多頁展示


2.通知公告

說明:展示公司的通知公告信息,可以通過大小圖標列表,圖文列表展示。

3.動態資訊

說明:展示公司的動態資訊信息。


會議資源管理:

1.區域管理

說明:區域指一個大區域,如廣州上海北京,或者是一個大規??萍紙@區劃分為幾個區域這種類型。

2.樓棟管理

說明:樓棟指一個區域里包含的大樓這種類型。


3.樓層管理

說明:樓層指一個樓棟里的樓層。

4.會議室管理

說明:會議室指一個樓層里的會議室。


5.設備資源管理

說明:設備資源主要是指會議室使用的資源,分為配套資源和流動資源。

配套資源為會議室里固定的設備(如桌子,椅子,會議系統,投影機,會議一體機等),流動資源為可調配的移動資源如(投影機,筆記本電腦等)。

6.服務資源管理

說明:就是會議提供的增值服務,如加茶水,延長會議,礦泉水,本子,文件夾袋,鉛筆,水筆等。

會議預定管理:

1.會議預定申請

說明:需要使用會議室時發起會議預約申請,采用圖表展示會議室的占用情況,然后可以直接發起會議室申請。


2.我的會議

說明:給員工查詢自己的會議預約審批情況和查詢自己現需要參加的會議情況。

3.會議審批

說明:負責人審批員工提交的會議預約審請,填寫審批意見,審批通過后通過郵件或者短信微信等工具通知。


4.會議查詢

說明:查詢現執行的會議和歷史的會議情況。支持第三方接口協議提供給第三方軟件調用。


信息資源管理:

1.通知公告管理

說明:操作員可以發布通知公告到所有部門或者指定部門,該部門下的員工可以在首頁查看到對應的通知公告信息。并提交審批,審批通過后顯示到首頁。


2.動態資訊管理

說明:操作員可以發布動態資訊管理信息到所有部門,并提交審批,審批通過后顯示到首頁。

3.廣告信息管理

說明:增加視頻圖片廣告,提供給廣告信息顯示面板模板使用,素材資源從素材管理里調取,可以預覽,暫停發布,修改刪除。

4.素材管理

說明:管理所有的視頻,圖片,PDF,等素材文檔。

5.信息資源審核

說明:審批人負責審核操作員提交上來的信息資源。


會議標牌管理:

1.當天會議顯示模板

說明:用于會議室門口的標牌,顯示該會議室當天的會議情況。


2.當前會議顯示模板

說明:用于會議室門口的標牌,顯示當前的會議情況。


3.會議查詢模板

說明:顯示查詢會議室的使用情況。

4.廣告信息顯示模板

說明:可以挑選顯示廣告信息管理里的視頻和圖片。

5.會議標牌配置模板

說明:主要是關聯各個會議室的標牌模板的生成頁面的固定頁面地址,如一個室議室可指定一個當天會議顯示模板,一個當前會議顯示模板和一個廣告信息顯示模板。

使用統計:

1.會議統計

說明:主要是統計各個會議室的使用情況


2.會議費用統計

說明:主要是查詢對應會議產生的費用,如會議室費用和明細,增值服務費用和明細,總計費用等。


系統管理:

1.用戶管理

說明:分為超級系統管理員,系統管理員和系統操作員三類。支持用戶批量導入和導出功能。


2.角色管理

說明:可以建立角色來管理對應的權限

3.權限管理

說明:分配對應角色的操作權限

4.授權管理

說明:會議預約系統服務器的授權和限制用戶數量授權。

5.配置信息

說明:系統常用的一些配置信息。





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